Révolutionner la gouvernance technique avec l'holacratie

Les organisations d’aujourd’hui sont souvent confrontées à des défis toujours plus complexes, nécessitant une agilité et une réactivité sans précédent. En révolutionnant la manière dont les entreprises fonctionnent, l’holacratie se présente comme une réponse à ces enjeux.

Ce système de gouvernance décentralisée propose une alternative audacieuse aux structures pyramidales classiques. Mais comment cette méthode peut-elle réellement transformer la dynamique d’une équipe technique ?

Chez Adimeo, au sein du Pôle Framework & DevOps, nous avons expérimenté cette approche… et les résultats sont probants. Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est l’holacratie, mais surtout nous partageons avec vous notre expérience.

Quel sont les fondements de l'holacratie ?

L'organisation pyramidale, avec laquelle nous avons l’habitude de travailler, présente des avantages tels que la clarté de la structure et la cohésion d'équipe, mais elle comporte également des risques et des limitations.

Par exemple, les idées innovantes d'un collaborateur peuvent être mal comprises ou mal transmises par le manager, la frontière des fonctions peut être peu claire, et la prise de décision peut être lente en raison de la nécessité de remonter la ligne de commandement.

À l’inverse, l'holacratie repose sur la décentralisation de l'autorité et la distribution des responsabilités, permettant une prise de décision plus rapide et plus pertinente à tous les niveaux de l'organisation.

Au lieu de rôles fixes, l'holacratie propose des rôles dynamiques, définis par une raison d'être, des domaines d'autorité et des redevabilités clairement établis. Ces rôles sont regroupés en cercles auto-organisés, chacun avec sa propre structure et ses propres objectifs, mais alignés sur la vision globale de l'entreprise.

Ces deux approches contrastées de la gouvernance organisationnelle offrent des perspectives différentes sur la manière de structurer et de gérer une entreprise

Quel est le mode de fonctionnement de l’holacratie ?

L'holacratie se distingue par sa structure opérationnelle qui favorise l'auto-organisation et la prise de décision collective. Les réunions structurantes sont au cœur de ce système. Elles comprennent les réunions de stratégie, de gouvernance et de triage, chacune jouant un rôle spécifique :

• Les réunions de stratégie sont dédiées à la réflexion sur les orientations à long terme de l'entreprise et à la définition des grandes lignes de l'action collective.
• Les réunions de gouvernance se concentrent sur la structure organisationnelle elle-même, permettant aux membres de l'organisation de créer, adapter ou supprimer des rôles et des politiques pour répondre aux besoins changeants de l'entreprise.
• Les réunions de triage traitent des opérations courantes et des problèmes immédiats, en se concentrant sur l'identification des obstacles et la mise en œuvre des solutions.

Ces réunions sont structurées de manière à assurer une gestion efficace du temps et des ressources, tout en permettant une participation active de tous les membres de l'organisation. Ce système organisationnel encourage ainsi une culture de transparence et de responsabilité, où chaque collaborateur a la possibilité de contribuer à la gouvernance et à la réussite de l'entreprise.

Quels sont les avantages de l'holacratie ?

Les avantages de l'holacratie sont multiples. Elle offre une agilité sans précédent, permettant à l'organisation de s'adapter continuellement à l'évolution des marchés. La transparence est également accrue, chaque rôle étant défini par écrit, clarifiant les attentes et les responsabilités. De plus, la responsabilité partagée renforce l'engagement des collaborateurs, qui se sentent plus impliqués et mieux compris dans les objectifs de l'entreprise.

# Retours d’expérience au sein d’Adimeo
Chez Adimeo, l'adoption de ce style de management a été bénéfique pour le Pôle Framework & DevOps. Les collaborateurs expriment un sentiment accru d'implication et d'appréciation, et la diversification des tâches a permis une meilleure appropriation des sujets qui les intéressent. L'holacratie a également servi de tremplin pour l'autonomie et la prise de parole, en particulier pour les juniors de l’équipe.

Je vous partage leurs impressions sur ce changement :

• « On est plus concernés. Ça montre une bonne considération des collaborateurs. »
• « C’est une bonne façon de montrer que l’on s’intéresse au bien-être et à la bonne entente dans l’équipe. »
• « Ça permet de diversifier le travail de développeur, de s’emparer de sujets qui nous intéressent. »
• « C’est quelque chose qui me plaît bien. Globalement c’est positif. »
• « On s’améliore de jour en jour, donc je trouve ça hyper bénéfique pour nous. Je suis pleinement convaincu. »
• « Ça fonctionne bien. Je trouve ça cool que l’on change nos façons de faire, que l’on puisse discuter, proposer des choses pour améliorer les sujets. »

Ces témoignages reflètent l'enthousiasme et l'engagement des équipes d'Adimeo envers l'holacratie et la nouvelle dynamique qu'elle apporte à leur travail quotidien.

Comment mettre en place l'holacratie ?

Voici une proposition d’étapes possibles pour mettre en place un mode de gouvernance basé sur l’holacratie.

1. L’annonce - Pointer les faiblesses de l’organisation actuelle en la projetant dans le temps. Présenter le fonctionnement de ce nouveau mode d’organisation et comment il peut résoudre les problématiques d’organisation futures.
2. La stratégie de l’allié - Prendre un temps individuel avec chacun pour échanger sur l’organisation annoncée et rassurer. En profiter pour interroger les collaborateurs sur leur futur rôle en se basant sur une 1ère version du registre des rôles préparé en amont.
3. Le déploiement - Mener une 1ère réunion de gouvernance dans laquelle assigner les rôles via candidature. Communiquer officiellement l’organisation au sein de l’entreprise.
4. Les améliorations - Modifier, créer, supprimer des rôles à travers des réunions de gouvernance régulières. Et surtout, montrer l’exemple ! Revenez sur des décisions que vous avez-vous-même prises s’ils elles sont remises en question avec l’équipe et ne conviennent pas à la réalité.
5. Le retour d’expérience - Organiser un retour d’expérience sur l’organisation par un tiers, au bout d’un an.
6. Les améliorations suivantes - Itérer les années suivantes pour adapter l’organisation au changements extérieurs en complétant et régissant le périmètre d’intervention du cercle.

Il est crucial de communiquer ouvertement avec les collaborateurs, en les impliquant dans la définition de leurs futurs rôles et en les rassurant sur le changement à venir.

# Retours d’expérience au sein d’Adimeo
Au sein du pôle Framework & DevOps, la mise en place de l’holacratie en 2023 a été guidée par ces étapes clés. L’entreprise a pris soin de préparer ses collaborateurs et de les impliquer activement dans la définition de leurs nouveaux rôles.

Voici en exemple quelques rôles qui ont été définis au sein du pôle Framework & DevOps.

Comment, au sein de notre direction technique, nous avons conduit ce changement ?

Lors de sa mise en place, voici les principaux défis rencontrés ainsi que les solutions mises en œuvre.

L’adhésion commune à un nouveau mode d’organisation

L’équipe Framework & DevOps a fait part de ses craintes lors de la phase d’annonce :

• Doute sur l’utilité ;
• Habitué aux structures pyramidales, peur du changement ;
• Demande de contreparties aux responsabilités ;
• Temps à consacrer aux rôles ;
• Poudre aux yeux ;

Voici quelques conseils pour favoriser l’adhésion de l’équipe.

• Plusieurs communications en amont peuvent être faites avant d’officialiser l’organisation. La stratégie de l’allié est une méthode possible, tout comme le fait de parler avec l’équipe, des points d’amélioration du service sur lesquels on souhaite avancer.
• Les réticences et craintes de l’équipe du début doivent être accueillit de façon bienveillante et acceptée. Il est nécessaire d’accompagner l’équipe lors des réunions de gouvernance en jouant le rôle de secrétaire au mieux. Je conseille également de prendre l’habitude d’utiliser la formulation « en tant que » à l’oral pour signifier le changement de casquette, notamment lors d’une prise de position.
• Les contreparties peuvent être légitime et dépende du mode de fonctionnement de l’entreprise. Privilégiez l’accompagnement et la discussion avec une contrepartie naturelle si cela est possible comme chez Adimeo.

Le sentiment de légitimité

Ce point est un défi majeur dans la transformation de l’état d’esprit de vos collaborateurs. Il peut se traduire par :

• Un manque de connaissance sur un sujet pour s’en emparer ;
• Un (trop) large champ des possibles pour les juniors ;
• L’autorité, un concept nouveau en milieu professionnel pour certains ;

Voici quelques conseils pour atténuer ce sentiment.

• La motivation passe avant l’expertise : un collaborateur motivé fera bouger les choses tandis qu’un sachant aura tendance à maintenir l’existant. La motivation est la garantie de l’énergie qui pourra être consacré aux redevabilités du rôle.
• Les jeunes collaborateurs ont besoins de plus de temps pour apprendre à prendre du recul et se rendre compte que la technique ne se résume pas à « coder ». L’holacratie peut servir de véritable tremplin pour eux !
• Montrer l’exemple en tant qu’ancien « manager » (au sens pyramidale) en se pliant aux nouvelles autorités.

Anecdotes et expérience personnelle

Une fois l’organisation en place, si vous êtes ancien « manager », il est primordial de se plier aux nouvelles règles du jeu pour montrer l’exemple et prouver que l’autorité est désormais partagée.

Voici deux exemples vécus lors de la mise en place de ce modèle de gouvernance au sein du pôle :

• Découpage des rôles Un des collaborateurs était intéressé par une progression vers une des missions du poste de « Team Leader » (anciennement), mais sans pour autant vouloir toutes les missions associées au poste. Le découpage en rôle a permis au collaborateur de prendre en main la partie qu’il souhaitait, qui correspond à un rôle spécifique et un périmètre bien défini.
• Les mauvaises habitudes d’ancien « manager »

En tant qu’ancien « manager », il est facile de prendre position et décider pour l’équipe sur un sujet. Dans cet exemple, une décision a été prise par l’ancien « manager » sur un périmètre sur lequel il n’a plus autorité. Il peut bien sûr émettre son avis, mais ce n’est plus à lui de trancher. En réunion de gouvernance, l’équipe a remis sur la table le sujet en question pour prendre une nouvelle décision. Il faut ici accepter de « se faire retoquer » par l’équipe (respecter les règles).

En tant qu’ancien « manager », vous marquerez des points auprès de vos équipes en acceptant de revenir sur une de vos décisions, surtout sur celles sur lesquelles vous n’avez pas autorité, si l’équipe vous retoque. Bref, jouez le jeu !

😊 Ce que vous devez retenir : l'holacratie est une philosophie de gestion qui valorise l'autonomie, la responsabilité et l'innovation. Elle représente une alternative dynamique aux structures hiérarchiques traditionnelles, offrant une voie vers une organisation plus agile, transparente et engagée. Ce style de management est une clé pour transformer la gouvernance technique et accompagner la croissance des services et de l'entreprise.

En l’adoptant, Adimeo a franchi un pas significatif vers une culture d'entreprise plus participative et réactive. Les témoignages des équipes soulignent l'impact positif de ce changement sur leur engagement et leur satisfaction au travail. L'holacratie au sein du pôle Framework & DevOps sera, je l’espère, servir de modèle pour d'autres directions, technique ou non, cherchant à révolutionner leur gouvernance et à créer un environnement de travail plus épanouissant.

L'expérience d'Adimeo démontre que l'holacratie peut être un succès lorsqu'elle est mise en œuvre avec soin et adaptée aux besoins spécifiques de l'entreprise. Elle invite à repenser la manière dont nous structurons nos organisations et à embrasser une approche plus collaborative et flexible de la gestion.

Crédit photo : .shock