Comment réaliser des ateliers de co-conception en situation de confinement ?

Après une première semaine de confinement qui s’achève dans une atmosphère d’irréalité … Après une semaine passée à découvrir les intérieurs des bureaux improvisés de nos collègues, clients, partenaires... Après avoir fait connaissance avec les enfants de nos interlocuteurs en visio …

Il faut désormais structurer un télétravail qui s’annonce long et assurer coûte que coûte la continuité de l’activité pour limiter la casse économique.

Dans ces conditions, comment maintenir les ateliers de co-conception, les journées de design thinking, les design sprints, qui sont justement efficaces parce qu’ils s’appuient sur la dimension physique et présentielle de l’échange ?

La solution : nous réinventer, tant dans les méthodes que les outils que nous utilisons.

1. Les méthodes en visio à réinventer

Bien préparer son atelier

Pour la préparation de l’atelier, la rigueur est toujours de mise :  elle conditionne l’engagement des participants.

Il faut :

• Définir les participants.
• Identifier des objectifs.
• Formaliser la méthode (découverte, idéation, mise en empathie, priorisation, …) et selon cette méthode choisir l’outil adapté.
• Planifier les différentes séquences du workshop (introduction, déroulé et étapes, conclusion). Cette planification est d’autant plus importante en visio qu’il faut maintenir l’attention de vos participants. Donnez-leur un calendrier hyper-précis : leur dire en amont ce qu’ils vont faire est un bon moyen de mobilisation.

Vous voulez savoir comment réussir un atelier de co-conception ? Lisez notre article !

Bien préparer les usages des outils collaboratifs

Quand on prépare un workshop à distance, il faut aussi largement préparer l’équipement technique des utilisateurs. Si ces derniers commencent à maîtriser les outils de visio, il leur faut maîtriser les outils collaboratifs que vous allez proposer. Aussi, pour éviter les frictions de démarrage, n’hésitez pas à diffuser en amont une vidéo de 5 minutes pour expliquer le fonctionnement de l’outil.

Faciliter l’interaction et l’animation

L’interaction en visio est complexe. Lancer un ice-breaker, à distance, avec des participants que l’on ne connaît pas, est une gageure ! Les participants ne sont pas tous engagés et peuvent avoir l’impression, en l’absence de réaction visuelle, que leurs propos n’ont pas d’importance. S’ils ne sont pas non plus familiers avec la co-conception, ils ne sont aussi parfois pas familiers des outils : deux obstacles concomitants qu’il faut réussir à dépasser.

Dans un article précédent, nous expliquions les méthodes d’animation d’atelier, Dans un autre, nous précisions la méthodologie de préparation.

Aujourd’hui, comment revoir ces méthodes ? A défaut de fournir une démarche calibrée, voici quelques-uns des premiers enseignements de cette semaine :

1. En visio, on a plus que jamais besoin d’un support. L’attention est plus facilement détournée (une notification, un email …) et raccrocher au discours de celui qui parle est plus facile avec un support.

2. Les interactions en visio doivent être courtes. Il faut se dire qu’il est impossible de tenir une réunion de plus de deux – trois heures. Il faut donc calibrer les ateliers, voire même les découper en plusieurs. Les participants sont particulièrement multi-tâches dans ces conditions de confinement et il faut pouvoir capter leur attention. Aussi, il est sans doute préférable de découper un atelier d’une journée complète en deux ou trois sessions, entre lesquelles les participants sont invités à travailler. Pour l’animateur également, l’animation d’une session est plus fatigante. Tenir une journée d’animation est quasiment impossible.

3. Certains participants ne sont pas familiers des bonnes pratiques de visio : il est important, particulièrement si un grand nombre de personnes participent, de rappeler quelques règles comme : couper son micro lorsqu’on écoute, activer sa caméra …

4. Un compte-rendu écrit doit être le plus rapidement envoyé à tous les participants pour s’assurer de la bonne compréhension mutuelle de la marche à suivre et des prochaines étapes.

2. Les outils à exploiter

Les outils de visio

Vous connaissez (et utilisez) certainement déjà Skype mais d'autres outils peuvent vous être utiles :

• Google Hangouts Meet : une solution intégrée à G Suite qui permet de générer un lien via une invitation de calendrier. Cette solution est gratuite pour tous les utilisateurs de G suite jusqu’au 1^er juillet 2020.
  
  
• Zoom : cette application a gagné 2,22 millions d’utilisateurs mensuels supplémentaires rien que sur janvier/février (contre 1,99 sur toute l’année dernière). L’avantage de Zoom c’est que vous pouvez accueillir jusqu’à 10 000 participants (100 utilisateurs simultanés dans sa version gratuite).

Pour connaître le positionnement de tous les acteurs, voici le magic Quadrant du Gartner en 2019 à ce sujet :

Les outils de tableau blanc

Dans les ateliers de co-conception, on a souvent besoin d’écrire sur tableau blanc ou paper-board. A première vue, il semble complexe d’avoir la même fluidité d’expression une souris en main qu’avec un tableau blanc. Passé la première étape d’expérimentation et de test, nous découvrons des outils particulièrement bien pensés qui, je pense, deviendront utiles même lors de nos ateliers en présentiel !

Ces outils proposent en effet des canevas structurants et interactifs pour animer des ateliers participatifs.

1. Klaxoon

Cet outil vous propose différents templates : du brainstorm en passant par des sondages, quizz, jusqu’à des « aventures » composées de plusieurs étapes et permettant réellement de structurer un atelier.

Exemple des différentes variantes d'animation proposées :

Nous avons très largement utilisé la fonction de brainstorm, qui permet effacement de remplacer les tableaux de post-it lors des phases de découverte et d’idéation. Chacun peut ainsi virtuellement coller des nouveaux post-it et les réorganiser sur un écran partagé avec tous les autres. L’avantage, avec ce dispostif virtuel, c’est que nous gagnons un temps considérable dans le travail de synthèse et de restitution !

Les fonctions de quizz, sondage permettent de préparer une liste de questions selon différents formats : le vote, le challenge ou le storm.

Et, fonctionnalité intéressante, dans le cas d’ateliers qui ont vocation à former/transmettre des connaissances, vous pouvez créer des capsules, composées d’aventures, de missions qui vous permettent de structurer efficacement des sessions de formation pendant lesquelles les participants interagissent et mènent des exercices pratiques !

Klaxoon offre un ensemble de solutions d’onboarding très efficaces facilitant la prise en main.

2. Miro

Miro propose une approche similaire à Klaxoon avec une orientation « conception d’expérience utilisateur ». En effet, ses modèles proposent de réaliser des tableaux kanban, des mindmap, des storymap, des customers journey, des personas, …

Nous avons utilisé avec succès les fonctions de persona et customer journey, permettant à différents groupes d’utilisateur de constituer plusieurs personas et user journey et facilitant la restitution collective. Miro est ainsi très adapté pour une session d’empathy map.

Klaxoon est clairement un produit plus transversal, adapté aux réunions d’équipes, échanges divers. Miro est particulièrement efficace pour les travaux d’UX Design.

De nombreuses autres solutions existent, que nous n’avons pas encore testé : sli.do, mural, …

Nous découvrons avec intérêt et satisfaction que l’animation à distance des ateliers est efficace. S’il faut réadapter les règles et les méthodes, la qualité des données et des idées collectées est comparable. Les difficultés de prise en main par les uns et les autres imposent de travailler plus en amont à la préparation des ateliers, mais le support numérique simplifie le travail de restitution. Aussi, la crise du COVID-19 aura clairement un impact durable sur nos méthodes de co-conception. Nous n’hésiterons plus à proposer des ateliers à distance !