Réussir un atelier de co-conception

Qu'est-ce qu'un atelier de co-conception ? Quels sont les objectifs et les avantages ? Comment bien préparer le workshop pour en tirer le meilleur ?

L’efficacité d’une solution digitale est directement liée à son processus de développement.

Les besoins des utilisateurs finaux ont-ils bien été considérés à chaque étape ? Les meilleures technologies sont-elles mises au service du projet ? Ces questions sont déterminantes.

La co-conception client-prestataire est la garantie d’une solution adaptée et optimisée. Cette pratique tend à optimiser l'expérience utilisateur puisque l'utilisateur final intervient dans le processus de conception.

Dans cet article, découvrez les clés d’un bon atelier de co-conception.

Les objectifs d’un atelier de co-conception

Un atelier de co-conception est le meilleur moyen d'impliquer l'utilisateur final au processus de développement. Le fait d'insérer les utilisateurs au coeur du projet leur donne un certain sentiment d'appartenance. De ce fait ils adoptent davantage le produit qui leur ai destiné. La co-conception est un processus de développement collaboratif qui s’appuie sur la mutualisation des expériences et des expertises. Cette démarche d’innovation place les besoins des utilisateurs au centre. Un atelier de co-conception permet de partager des insights, de confronter des idées et de construire ensemble les solutions les plus pertinentes.

Le format "workshop" permet de réveiller la créativité des parties prenantes : aussi bien celle des utilisateurs que celles des UX designers ! 

Le client détient l’expertise métier et la connaissance client. Au moment de créer une solution, il s’assure de la prise en compte de la réalité du terrain. Néanmoins, il est rarement expert en digital. A l’inverse, le prestataire ne dispose pas toujours de la connaissance métier mais il est expert en digital et force de proposition sur le dispositif adéquat. Il apporte son expérience de mise en œuvre de projets digitaux dans des secteurs d’activité variés.

Lors d’un atelier de co-conception, les visions et les connaissances sont donc mises en commun. La co-conception peut faire partie des étapes du design thinking. Cette méthodologie reconnue vise à résoudre un problème d’innovation et à créer une solution adaptée. 

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La préparation d’un atelier de co-conception

Les participants

Avant toute chose, réfléchissez aux participants à inviter à l’atelier. Il est important de mélanger les profils et les expertises pour avoir une vision globale des besoins des utilisateurs. Par ailleurs, si tous vos participants ont le même profil, ils auront tendance à avoir les mêmes idées. La diversité des points de vue contribuera à la richesse des échanges lors de l’atelier.

Pour un projet digital par exemple, vous pouvez inviter des représentants des équipes marketing, commerciales, IT, communication ou encore ressources humaines. Toutes ces fonctions ont une vraie valeur ajoutée à apporter au projet.

La préparation de l’atelier

Veillez à bien définir le périmètre de l’atelier de co-conception et les résultats attendus. A quelles questions cherchez-vous à répondre ? Pour être efficace, votre atelier doit être conçu autour de problématiques précises. Déterminez la durée et le déroulé de l’atelier avec le temps à dédier à chaque question. N’oubliez pas de prévoir des pauses !

Réfléchissez aussi au meilleur lieu pour votre atelier de co-conception. Si possible, plutôt qu’une salle de réunion classique, essayez de trouver un lieu qui stimulera la créativité et l’imagination des participants, les incitant à sortir des sentiers battus (thinking outside of the box).

Petit retour d'expérience avec Emeline Racon ...

Le déroulé d’un atelier de co-conception

L’animation

Un atelier de co-conception est animé par un facilitateur, qui joue un rôle de chef d’orchestre. Il explique les règles du jeu et le déroulé de l’atelier. Il aide les participants à formaliser leurs idées si besoin, en les invitant par exemple à reformuler. Il s’adapte à la direction prise par l’atelier, adaptant l’agenda si besoin. Il veille aussi à ce que chacun ait la possibilité de s’exprimer, de défendre ses idées et de contribuer au processus de développement. Ce facilitateur utilise ainsi des techniques d'écoute active. Dans certains cas, il est également accompagné d'un assistant qui lui facilite la prise de note.

Les techniques utilisées

Les techniques d’animation de l’atelier de co-conception jouent un rôle essentiel pour faire émerger l’intelligence collective. Une des techniques les plus utilisées lors d’un atelier de co-conception est le brainstorming. La réflexion en petits groupes permet de faire éclore des idées nouvelles sur un thème donné grâce à l’échange et à l’interaction.

Un atelier de co-conception peut s'appuyer également sur de nombreuses autres techniques d'animation. Vous trouverez dans cet article de nombreux exemples d'animation d'ateliers.

Au cours de l’atelier, n’hésitez pas à vous appuyer sur des documents comme des études de marché, des audits ou des tests utilisateur.

La restitution

A la fin de l’atelier de co-conception, pensez à retranscrire les points clés. Une restitution formelle est fondamentale pour valoriser les apports de chaque partie. Indiquez les choix effectués et validés d’un commun accord au cours de l’atelier. Notez également les insights et les arguments derrière chaque choix. Ce document de référence sera la mémoire du projet.

Exemple de méthode : le "future workshop"

Le « future workshop » est un atelier permettant aux utilisateurs d'imaginer de nouvelles possibilités dans leurs usages et leurs outils. Se déroulant comme un brainstorming, les utilisateurs discutent à propos de leurs outils tandis qu'un UX designer modère l'atelier.

L’atelier consiste en trois phases consécutives :

• Première phase : Les utilisateurs sont invités à critiquer leurs usages actuels ainsi que leurs outils ;
• Seconde phase : Elle permet aux utilisateurs d’idéaliser l'environnement de travail qu'il souhaite. Il s'agit de se demander ce qu'ils veulent pouvoir faire ;
• Troisième phase : Les utilisateurs proposent des solutions permettant d’arriver à cette idéalisation.

Pour illustrer le "future workshop", voici la version de Google Design :

Un atelier de co-conception est donc un excellent moyen d’aborder un projet digital. C’est le gage d’une solution bien conçue et pertinente, qui répond aux besoins des utilisateurs finaux et met à profit les technologies actuelles. Néanmoins, un atelier de co-conception ne s’improvise pas ! S’il n’est pas bien organisé, votre atelier risque de ne déboucher sur aucune solution concrète. Préparez-le bien et assurez-vous d’une animation de qualité le jour J.

Chez Adimeo, nous organisons régulièrement des ateliers de co-conception pour nos clients pour créer ensemble des solutions qui font avancer leur transformation digitale. Nous utilisons une large palette de méthodes et d’outils collaboratifs. N’hésitez pas à nous contacter pour en apprendre davantage, nous serions ravis d’échanger avec vous sur vos ambitions digitales !