Qu'est-ce qu'un SIGB ?

Les outils informatiques ont révolutionné la recherche documentaire et le métier de bibliothécaire. La crise sanitaire et ses conséquences (confinement, télétravail...) ont accentué davantage le besoin de digitalisation des bibliothèques. Disposer d'un progiciel est désormais une nécessité pour les bibliothécaires.

Les bibliothèques se sont appropriées les nouvelles technologies et ont mis en place des systèmes qui leur sont propres : les SIGB. Ces logiciels métier ont pour ambition de faciliter les tâches courantes et répétitives des professionnels : préparation des commandes, réception, catalogage, indexation...

Que sont les SIGB ? Et quelles fonctionnalités proposent-ils pour faciliter le quotidien des professionnels de la lecture ?

SIGB : le logiciel métier pensé pour les bibliothèques

Le SIGB ou Système Intégré de Gestion de Bibliothèque est un progiciel exclusivement dédié aux professionnels des bibliothèques/médiathèques.  Le SIGB s'appuie sur une base de données pour proposer des modules de gestion adaptés aux besoins de la bibliothèque. Il permet de gérer les différentes activités nécessaires au fonctionnement de la bibliothèque : prêt, consultation, recherche, acquisition de documents, administration...

Le SIGB a un usage strictement professionnel. Il ne s'agit en aucun cas d'un outil à destination du public. Côté usager, on parle plutôt de portail documentaire. Ce portail est alors le point d'accès par le public aux ressources proposées par la bibliothèque (et gérées via le SIGB...).Ces deux outils bien que très différents communiquent ensemble : le portail documentaire utilise les données fournies par le SIGB pour fonctionner.

Les fonctionnalités phares d'un SIGB 

Les différents modules d'un SIGB permettent de gérer l'essentiel de l'activité des bibliothèques.

Tous les modules communiquent entre eux et sont finement reliés par un outil de recherche professionnelle (sur les numéros d'inventaire, codes barre ...).

Un premier module de base, le module d'administration, permet la gestion des utilisateurs et droits des utilisateurs et le paramétrage des fonctionnalités selon les besoins propres à chaque bibliothèque.

Découvrons maintenant les quatre modules principaux qui constituent le coeur de la promesse des SIGB.

Le module de catalogage

Le catalogue est constitué des notices bibliographiques de l'ensemble des documents détenus par la bibliothèque.

La base de données est le coeur du SIGB. Il est impératif de rassembler de la manière la plus exhaustive possible l'ensemble des informations décrivant les collections. Il s'agit du seul moyen pour identifier et retrouver les collections.

Un soin particulier doit donc être apporté à la saisie des données lors du catalogage (titre, auteur, description, données de localisation de la ressource....) ainsi qu'à la mise à jour de celles-ci.

Le module d'acquisition

Le module permet la gestion de l'aspect financier des achats et l'intégration des acquisitions dans le catalogue. Ce module intègre :

• la gestion des fournisseurs,
• l'ajout, la modification, la suppression des demandes d'achat,
• la création de commandes, 
• la gestion des dépenses et recettes,
• les factures,
• ...

Le module de circulation

Le module de circulation est l'outil qui permet de gérer les transactions entre la bibliothèque et ses usagers : traitements des prêts, retours, réservations ... Il s'agit notamment du module utilisé face aux usagers lorsqu'ils se présentent au bureau des prêts et retours.

Ce module permet de constituer le fichier de lecteurs et nécessite le paramétrage des quotas de prêt selon le profil du lecteur (un étudiant par exemple peut emprunter X livres pour une durée maximale de X jours).

Le module périodique

Le SIGB permet aussi de gérer le bulletinage des périodiques (magazines mensuels et revues trimestrielles par exemple) et les abonnements :

• suivi des abonnements,
• vérification des livraisons (bulletinage),
• traitement des réclamations,
• ...

Le SIGB de demain

Toutes les bibliothèques (ou presque) sont déjà équipées d'un SIGB et ses fonctionnalités de base. Les bibliothèques doivent maintenant s'adapter aux nouvelles pratiques de consommation des usagers. Elles doivent proposer des services dans l'air du temps, services qui doivent être gérés depuis le SIGB :

• le clic & collect : la possibilité de commander une ressource en ligne et la récupérer sur place (gestion du choix du point de collecte, etc.) ;
• la réservation en ligne de postes (gestion des différents postes et de leur planning de réservation).

Côté bibliothécaire, le SIGB doit aussi répondre à de nouveaux besoins :

• la gestion de livres numériques : les usagers sont de plus en plus nombreux à lire des livres au format numérique. Le SIGB doit permettre de gérer le prêt numérique (mise à disposition du contenu, nombre de prêts simultanés, durée de validité, etc.) ;
• l'interface avec des portails publics  ; 
• l'intégration de sources de catalogage externes ;
• l'ergonomie de l'outil lui-même pour faciliter les tâches courantes (simplification de la création des notices, de la gestion des prêts ...)

Les SIGB sont conçus pour automatiser et simplifier les tâches courantes des bibliothécaires. L'objectif est de gagner en efficacité et libérer du temps pour que les professionnels se consacrent à ce qui a vraiment du sens : promouvoir la lecture, favoriser le partage et créer du lien social ! (Lisez aussi l'article "La bibliothèque comme troisième lieu" )

À première vue, il n'y a donc que des avantages à utiliser un SIGB. Pour autant, le glissement vers les nouvelles technologies est un choix stratégique et implique l'adaptation à de nouvelles pratiques et méthodes. La réussite du projet nécessite son adoption par toute l'équipe de professionnels. Choisir une solution moderne et simple d'utilisation est donc primordial.

Pour un panorama détaillé du marché des SIGB : https://toscaconsultants.fr/wp-content/uploads/Logiciels_pour_bibliotheques_petite_progression.pdf