Quel(s) Intranet(s) avec le CMS Drupal ?

Il existe de nombreuses solutions pour créer ou refondre un Intranet. Parmi toutes ces options, nous allons en étudier une plus en détail : Drupal. Pourquoi ce choix pour votre projet d’Intranet ? Tout simplement parce qu’il s’agit d’une solution qui peut s’adapter à vos besoins dans de multiples contextes.

Vous ne connaissez pas le CMS Drupal ? Revenons sur quelques informations essentielles. Depuis sa version 8 en 2015, Drupal a entièrement refondu son cœur, avec notamment l’intégration d’un socle de composants Symfony, pour en faire une solution résolument plus moderne et robuste. Cette évolution l’a fait passer du statut de simple CMS (Content Management System) à celui de véritable CMF (Content Management Framework). Plus concrètement, cela signifie que c’est une solution plus flexible qui peut s’adapter à de nombreux besoins et contextes, et ainsi s’interfacer avec tous les composants d’un système d’information moderne.

Il est également important de noter que Drupal maintient un haut niveau de sécurité avec une équipe dédiée très active, qui couvre autant le cœur que près de 7 000 modules issus de la communauté Open Source.

Rien qu’en lisant cette introduction, vous avez certainement compris que le CMS Drupal est une solution flexible, qui s’adapte à de multiples projets d’Intranet. Reste toutefois à circonscrire précisément ses domaines d’application et de prédilection. C’est ce que nous vous proposons de faire dans cet article.

Une multiplicité de contextes et de typologies ?

Avant de commencer, nous vous rappelons ce principe important : il n'existe pas un Intranet, mais des Intranets. Il s'agit par essence d'une solution qui doit être adaptée à votre contexte et à vos usages. Voici donc plusieurs champs d'application dans lesquels nous pouvons évaluer Drupal pour une solution Intranet.

La communication

Communiquer est un usage classique de l'intranet. Ce type d’Intranet regroupe la gestion des documents, la gestion des évènements, les revus de presse, les actualités, les FAQ, l’annuaire, la newsletter, etc.

Drupal peut parfaitement répondre à l’ensemble des besoins de ce type d'Intranet. Il gérera la création de types de contenus (évènements, revue de presse, actualités, FAQ, etc.).

La gestion de l’annuaire peut consister en une récupération des informations de l’annuaire de gestion des identités et des accès (LDAP, Active Directory ou autre) de l’entreprise. Des solutions locales, comme avec le module Simplenews ou tierces, à l’instar de Mailchimp, MailJet ou encore Brevo, peuvent être utilisées pour la partie Newsletter.

L’organisation

C’est un intranet un peu plus évolué qui comprend notamment la gestion des contacts, l’e-learning, la gestion commerciale, la gestion des projets et des processus, la méthodologie d’entreprise, la cartographie des compétences, etc.

Drupal peut répondre partiellement à ce type d’Intranet en fonction du niveau organisationnel que vous souhaitez mettre en place. Il serait alors judicieux de lui confier la partie « contenus », ainsi qu’un rôle de middle office. Cela permet de faire le lien vers d’autres plateformes plus spécifiques, qui touchent à des besoins métiers.

L’administration

Ce type d’Intranet est orienté vers la gestion des notes de services, des procédures, du trombinoscope, de la gestion d’alertes / notifications, de la gestion des salles, du matériel, des notes de frais, des demandes de congés, de la gestion des CV, des candidatures, etc.

Suivant le niveau de détails attendu, Drupal répond partiellement à ce type d’Intranet. Les fonctionnalités telles que le trombinoscope, la gestion des alertes contenus, la gestion du CV ou encore la mise en place de formulaires de demandes (notamment pour les congés) peuvent facilement être implémentées. Il en va de même pour les procédures que nous pouvons découper en étapes. La gestion des salles et du matériel est possible grâce à un développement spécifique.

Le réseau social d’entreprise

Ici, il s'agit d'un Intranet qui permet de mettre en place une approche non structurelle, facilitant ainsi le travail entre vos différents collaborateurs en dehors de toute considération hiérarchique.

Ces espaces ne se limitent pas uniquement à du partage de document, mais valorisent aussi des expériences et des expertises dépassant le cadre d’un service spécifique. On y trouve des fonctionnalités comme le partage des connaissances, les agendas partagés, les forums, les espaces collaboratifs, la messagerie privée, la chatroom, le webex, etc.

Drupal peut très bien répondre à ce type de demande, soit par la mise en place de plusieurs modules contribués ou développés spécifiquement, soit par la mise en place d’une distribution spécifique. On citera notamment la distribution Open Social. Cette solution très complète est également proposée en SaaS.

Quels modules installer pour personnaliser votre Intranet ?

Pour votre projet de création ou de refonte de votre Intranet avec le CMS Drupal, n’hésitez pas à nous contacter. Nous vous conseillerons et nous vous accompagnerons dans la réussite de votre projet. Mais en attendant, voici une liste d'extensions ou de modules qui pourront répondre à vos principaux besoins. Parmi les modules du cœur de Drupal, nombre d'entre eux offrent des fonctionnalités essentielles, comme la gestion des contenus et des utilisateurs, ou encore la mise en place de commentaires ou forums. Le module Views va ainsi permettre la mise en place de flux d’actualité ou d’agenda. Grâce aux taxonomies, vous pouvez facilement créer des listes d’accès rapides vers des outils internes, par exemple.

De plus, les outils offerts par l’aspect Framework de Drupal contribuent au développement de la personnalisation avancée de l’interface, comme la gestion de favoris ou de menus spécifiques et personnalisables pour chaque utilisateur. Et sa capacité à s’interfacer avec d’autres systèmes permet, par exemple, de connecter un Intranet avec un système de Gestion Électronique des Documents (GED).

Les modules de connexion SSO

Si vous disposez d’un système d’authentification centralisé (IAM ou gestion des identités et des accès), nous vous recommandons l’utilisation des modules suivants pour le mettre à profit :

• OpenID Connect permet d’utiliser des solutions SSO basé sur le protocole OpenID Connect comme Azure AD ou Keycloack, par exemple ;
• SimpleSAMLphp Authentication, un module qui, quant à lui, permet de connecter ses utilisateurs avec le protocole SAML ;
• Lightweight Directory Access Protocol vous aide à connecter les utilisateurs avec le protocole LDAP ;
• CAS, un dernier module qui connecte ses utilisateurs avec le protocole CAS.

Le module Group

Avec le module Group, vous pourrez créer des collections de contenu et d’utilisateurs, et accorder des autorisations spécifiques à ces collections. Nativement, Drupal autorise à une personne de visualiser, de créer ou de modifier les différents types de contenu. En installant le module Group, il sera possible d’autoriser la visualisation ou la modification, non pas, de tous les types de contenu, mais seulement dans une section spécifique du site. Cela permet de créer des espaces réservés, et privés, pour des projets internes ou des équipes.

Le module Simplenews

Souvenez-vous, nous avons déjà parlé de ce module. Avec le module Simplenews, vous pouvez gérer la rédaction de votre newsletter et l’envoyer à de multiples listes de diffusion.

Le module Search API

La recherche est souvent une composante importante d’un Intranet. Le module Search API permet de mettre en place une recherche pertinente et efficace, notamment avec l’ajout du moteur de recherche Solr.

Pour en savoir plus sur les moteurs de recherches interne, nous vous conseillons de poursuivre votre lecture avec notre comparatif de deux solutions : ElasticSearch et Solr.

Que faut-il retenir de cet article ? Drupal peut tout à fait répondre à de nombreux projets d’Intranet. Il sera d'autant plus efficace si vous faîtes appel à des experts pour le mettre en œuvre ou vous épauler dans votre projet. Toutefois, attention, votre futur Intranet n’a pas vocation à remplacer certaines solutions tierces, telles que la gestion de payes, la gestion des congés, le suivi de projets, etc., qui répondent clairement à des problématiques métiers. Il s'agit bien ici de lui donner un rôle d'Intranet pertinent, et l'on s’attachera plutôt à créer, le cas échéant, des ponts vers des applications tierces.

D’autres articles sur cette thématique sont disponibles sur notre blog :

• Quelles sont les grandes fonctionnalités d’un Intranet ?
• Bien concevoir et déployer un Intranet : la méthode ;

Crédit photo : Pattanaphong Khuankaew