Office du Tourisme et des Congrès de Bordeaux

Dans le cadre du développement de ses activités B2C, l'Office du Tourisme et des Congrès de Bordeaux a choisi Adimeo pour l’accompagner dans l’implémentation du CRM HubSpot.

Le besoin

L'Office de Tourisme et des Congrès de Bordeaux Métropole (OTCBM) accompagne les visiteurs de la métropole dans leurs expériences culturelles et touristiques.

L’OTCBM avait besoin d’une solution CRM pour centraliser les données de deux billetteries BtoC, permettant ainsi :

  • Une exploitation efficace de la base de données pour fidéliser la clientèle.
  • Une amélioration de la communication via des messages segmentés, automatisés et ciblés pour maximiser l’impact marketing.
  • Une visualisation simplifiée des tickets vendus, du chiffre d’affaires généré, et des données sur les visiteurs.

Interventions

Picto illustrant un atelier de cadrage

Ateliers de cadrage

Picto illustrant la rédaction de document

Document d’architecture technique et fonctionnelle

Logo HubSpot

Implémentation et paramétrage de HubSpot

Picto illustrant le développement technique sur mesure

Développement technique de connecteurs sur-mesures avec leurs billetteries

Picot illustrant la formation des équipes

Formations des équipes

C’est vous qui le dites !

Adimeo a parfaitement compris nos enjeux et objectifs et assuré un suivi de projet de qualité nous permettant aujourd'hui d'aller plus loin dans nos actions marketing.

Clément Pamelard – Responsable marketing – Office du Tourisme et des Congrès de Bordeaux

Nos axes de réponse

Pour répondre à cette demande, Adimeo a déployé un accompagnement structuré et personnalisé pour implémenter un CRM HubSpot qui réponde aux objectifs :

Picto symbolisant l'agrégation des données

Centralisation des données :

regroupement de tous les flux de données, incluant les transactions et les informations de contact des clients, en un seul système centralisé. Intégration des deux logiciels de billetterie existants sur une plateforme unique grâce à la création de deux connecteurs personnalisés.

Picto illustrant la segmentation

Segmentation et automatisation :

mise en place d’une segmentation avancée avec des propriétés personnalisées adaptées, suivie de la création de workflows automatisés pour optimiser les processus.

Picto symbolisant l'analyse des données

Analyse des données :

simplification de la visualisation des données clés telles que les tickets vendus, le chiffre d’affaires, et les informations sur les visiteurs. Conception de tableaux de bord et de rapports pour une exploitation efficace des données issues des réservations et des annulations, offrant une vision claire et synthétique des flux transactionnels.

Vue de nuit de la ville de Bordeaux

Notre accompagnement pas à pas

1. Mise en place d’un CRM adapté aux besoins et enjeux de l’OTCBM

Pour répondre aux enjeux de l’Office de Tourisme et des Congrès de Bordeaux Métropole, notre première étape a été de poser les fondations solides pour le projet.

Recueil des besoins et organisation du projet :

  • Recueil des attentes spécifiques liées à la fidélisation client, à la segmentation des communications et à l’enrichissement de la connaissance client.
  • Audit des outils existants, notamment Regiondo et WeLogin, pour identifier les synergies et axes d’amélioration.
  • Structuration de la gouvernance avec un comité de pilotage et un comité projet récurrents.

2. Paramétrer HubSpot pour répondre aux besoins exprimés au préalable

Nous avons ensuite configuré HubSpot pour répondre aux besoins identifiés durant les premiers ateliers, en intégrant les outils existants et en assurant une migration de données fiable.

Paramétrage et intégrations :

  • Configuration de HubSpot pour inclure des fonctionnalités clés telles que la segmentation avancée, les workflows automatisés, et des tableaux de bord personnalisés.
  • Intégration fluide avec Regiondo (flux contact, transaction, produit) et Welogin pour centraliser les données clients et produits.

Migration des données :

  • Audit des données à reprendre et validation des échantillons avant l’importation complète.
  • Tests rigoureux pour garantir l’intégrité des données migrées.

Recette et ajustements :

  • Tests approfondis des paramétrages et intégrations techniques avec une équipe pilote.
  • Prise en compte des retours pour effectuer les ajustements nécessaires avant le déploiement généralisé.

3. Déployer et assurer la montée en compétence des équipes

Mise en place de points réguliers et accompagnement des équipes pour garantir une prise en main efficace de l’outil :

Formation :

  • Sessions pratiques adaptées aux différents rôles (équipe billetterie, marketing, administration).
  • Mise à disposition de supports clairs, complétés par un accompagnement post-formation pour répondre aux besoins au fil de l’eau.

Déploiement :

  • Mise en production progressive avec un déploiement pilote suivi d’un déploiement généralisé, intégrant des optimisations en continu.
Vue des quais de Bordeaux avec le tram

4. Optimiser la solution dans la durée

Une fois la solution déployée, nous restons mobilisés pour garantir sa performance et son adaptation aux évolutions de l’Office de Tourisme et des Congrès de Bordeaux Métropole.

Maintenance et support :

  • Mise en place d’un support technique pour répondre rapidement aux incidents ou questions d’utilisation.
  • Contrôle mensuel de l’intégration HubSpot avec les sites Web de l’OTCBM.

Améliorations continues :

  • Mise à jour régulière des workflows et tableaux de bord en fonction des nouveaux besoins.
  • Accompagnement stratégique pour optimiser les campagnes marketing et enrichir les fonctionnalités de la plateforme.

Les résultats

Picto symbolisant la base de donnée enrichie

Base de données enrichie

import initial de 200 000 transactions et 100 000 contacts. Aujourd’hui : 375 000 transactions et 130 000 contacts.

Picto illustrant l'interfaçage durable

Interfaçage durable

une nouvelle connexion avec une billetterie étendue.

Picto illustrant l'optimisation marketing

Optimisation marketing

réduction des efforts marketing grâce à des messages automatisés et pertinents.

Picto illustrant le ciblage client et la fidélisation

Fidélisation accrue

amélioration de la relation client par une communication mieux ciblée.

Vous souhaitez nous faire part d’un projet ?

Appelez-nous au 01 84 79 67 30

Et si on en parlait ?