Connecter HubSpot à Apidae : centralisez et exploitez vos données touristiques

HubSpot s’est imposé comme un outil central de pilotage marketing, commercial et de service client. Mais pour qu’il remplisse pleinement ce rôle dans le secteur du tourisme, il doit être connecté aux plateformes métiers comme Apidae, véritable base de référence pour les données touristiques.

En connectant ces deux outils, vous facilitez la circulation de l’information entre vos bases de données, vos campagnes marketing et vos tableaux de bord.
Résultat : une vision client unifiée, des processus automatisés et une expérience fluide pour les partenaires comme pour les visiteurs.

Dans cet article, nous vous éclairons sur l'intérêt de connecter HubSpot et Apidae, les écueils à éviter et les clés pour réussir votre projet d’interconnexion.

Apidae, la base de données de référence du tourisme

Apidae est aujourd’hui la plateforme de référence pour la gestion, la mutualisation et la diffusion de données touristiques en France. Elle centralise les informations sur les hébergements, activités, événements, structures, prestataires et offres de service.

Utilisée par les offices de tourisme, collectivités, agences départementales et régionaux du tourisme, Apidae offre une base unique et collaborative pour alimenter les sites Web, applications et supports de communication des destinations.

Cette richesse en fait un outil indispensable pour la gestion de contenu touristique. Mais Apidae n’a pas vocation à gérer la relation client : pas de scénarios marketing, pas de segmentation comportementale, ni de reporting avancé. C’est pourquoi, si vous utilisez Apidae, il est indispensable de connecter cet outil votre CRM HubSpot pout pouvoir exploiter pleinement vos données.

Pourquoi connecter Apidae à HubSpot ?

1. Centraliser la donnée et unifier la vision client

L’intégration permet de synchroniser les données issues d’Apidae que vous souhaitez (structures, contacts, événements, offres) vers HubSpot.

Cela vous permet de disposer ainsi d’une vision complète et à jour de votre écosystème : hébergeurs, restaurateurs, associations, prestataires d’activités, partenaires, etc. Toutes les informations remontent dans un seul CRM, prêtes à être exploitées.

2. Enrichir la segmentation et le ciblage

HubSpot permet de croiser la donnée Apidae (type d’activité, localisation, saisonnalité…) avec des données marketing ou comportementales :

• Créer des listes dynamiques de “structures partenaires inactives depuis 6 mois”,
• Identifier les “prestataires proposant des activités hiver sur le territoire”,
• Segmenter vos contacts selon le niveau de mise à jour de leurs fiches.

Cette granularité ouvre la voie à des campagnes précises et contextualisées et vous permet d’offrir une expérience personnalisée à vos prospects ou partenaires.

3. Automatiser les communications

Grâce aux workflows HubSpot, vous pouvez automatiser les relances et communications avec vos partenaires :

• Envoi automatique d’un e-mail lorsqu’une fiche Apidae n’est plus à jour ;
• Campagnes d’information ciblées selon le type d’offre (hiver, été, événementiel…) ;
• Relance des prestataires inactifs avant la saison touristique.

L’intégration Apidae ↔ HubSpot transforme la gestion manuelle des données en processus automatisé et intelligent.

4. Piloter la performance

Les données Apidae synchronisées sur HubSpot, vous permettent également de construire des tableaux de bord sur mesure : taux de mise à jour des fiches, répartition des offres par catégorie, performances des campagnes marketing par typologie d’acteur, etc. La partie reporting de HubSpot est puissante, associée aux données Apidae, vous pourrez piloter les performances précisément.

Comment fonctionne le connecteur HubSpot ↔ Apidae ?

Le principe

L’intégration entre HubSpot et Apidae nécessite la création d’un connecteur entre les deux logiciels. Ce connecteur permet de faire circuler automatiquement les données entre les deux plateformes : les structures, les offres, les contacts ou encore les événements.

Il peut être développé en interne, si vous disposez de ressources techniques, ou confié à un prestataire spécialisé capable d’assurer la conception, le suivi et la maintenance des flux.

Le connecteur repose sur l’exploitation des API mises à disposition par HubSpot et Apidae. L’objectif : permettre à HubSpot de récupérer, mettre à jour ou enrichir les données touristiques stockées dans Apidae.

Une fois la connexion établie, les informations sélectionnées (structures, prestataires, événements, etc.) sont synchronisées automatiquement selon les règles définies en amont :

• Sens du flux (Apidae → HubSpot, ou bidirectionnel si nécessaire),
• Fréquence de synchronisation (temps réel, horaire, quotidienne),
• Correspondance entre les champs de données.

Les flux de données typiques

Les intégrations Apidae ↔ HubSpot varient selon les besoins, mais reposent généralement sur des échanges structurés entre objets. Voici les flux les plus courants :

• Import des structures touristiques (hébergements, prestataires, événements) dans HubSpot,
• Création ou mise à jour des contacts associés (référents, partenaires, gestionnaires),
• Synchronisation des propriétés HubSpot à partir des données Apidae (localisation, type d’activité, statut, mise à jour, etc.),
• Association automatique entre les objets HubSpot (contact ↔ entreprise ↔ offre).

Lorsqu’une structure touristique modifie sa fiche dans Apidae, les informations correspondantes sont automatiquement mises à jour dans HubSpot. Les équipes marketing peuvent ensuite activer un scénario de communication ou déclencher un suivi CRM, sans manipulation manuelle.

Les aspects techniques à anticiper

La réussite d’un connecteur repose autant sur la conception technique que sur la qualité du suivi. Plusieurs points doivent être anticipés dès la phase de cadrage :

• Mettre en place un système de logs et d’alertes pour identifier rapidement les erreurs, doublons ou blocages de flux.
• Héberger le connecteur dans une application privée sécurisée, garantissant la confidentialité et la maîtrise des données échangées.
• Définir précisément le périmètre de synchronisation afin d’éviter la surcharge inutile de données dans HubSpot.
• Planifier la fréquence des flux (quotidienne, horaire ou à la demande) selon le volume d’informations et les besoins métiers.
• Contrôler le sens de synchronisation, en privilégiant le flux Apidae → HubSpot, tout en prévoyant les cas spécifiques de mise à jour inverse.
• Documenter la structure du connecteur et les correspondances de champs, pour assurer la maintenance et la pérennité de l’intégration.

Les bonnes pratiques pour une intégration réussie

1. Cartographier les objets et propriétés

Avant toute synchronisation, il est indispensable de dresser une cartographie complète des objets à connecter entre les deux plateformes : structures, contacts, offres, événements, connexions, etc.
Cette étape consiste à définir :

• Quels types de données Apidae doivent être transférés vers HubSpot ?
• Comment ces données se traduisent dans HubSpot (objet standard, propriété personnalisée, objet custom) ?
• Quelles sont les relations à maintenir (ex. : un contact lié à plusieurs structures) ?

Ce travail de mapping garantit la cohérence des données et la bonne alimentation du CRM. Il constitue la base documentaire de tout le projet : une référence partagée par les équipes marketing, CRM et techniques.

2. Normaliser les données

Les formats de dates, langues, catégories ou géolocalisations peuvent varier selon les sources.

La normalisation en amont simplifie les automatisations et assure une segmentation fiable. Une donnée propre dès le départ garantit la fiabilité des segments, workflows et tableaux de bord une fois dans HubSpot.

3. Démarrer sur un périmètre restreint

Pour sécuriser le déploiement, il est recommandé de tester la synchronisation sur un échantillon limité : un territoire pilote, une catégorie d’offres, ou un type de structure.

Cette approche itérative permet :

• De valider le bon fonctionnement des flux ;
• D’identifier les anomalies de mapping ;
• Et d’ajuster les règles de synchronisation avant le passage à l’échelle.

Une fois le flux stabilisé, la montée en charge peut se faire progressivement, en élargissant le périmètre de données synchronisées.

4. Automatiser les scénarios

L’intérêt d’une intégration HubSpot ↔ Apidae ne réside pas seulement dans la synchronisation des données, mais dans leur activation.

Une fois les données fiables et structurées, vous pouvez créer des automatisations ciblées dans HubSpot :

• Relancer les prestataires n’ayant pas mis à jour leur fiche Apidae depuis X jours ;
• Envoyer une campagne d’information saisonnière selon le type d’offre (hiver, été, événementiel) ;
• Déclencher un e-mail post-saisie lorsqu’un nouveau contact est créé via Apidae.

Ces automatisations permettent de gagner du temps, d’améliorer la communication avec les acteurs du territoire et de valoriser la donnée collectée via Apidae.

5. Anticiper la maintenance et les évolutions

Une fois le connecteur en place, le travail ne s’arrête pas. Les API évoluent, les besoins métiers changent, de nouveaux objets apparaissent dans HubSpot ou Apidae. Il est donc indispensable de prévoir un plan de maintenance :

• Surveillance régulière des flux et des logs ;
• Adaptation du mapping en cas d’évolution d’Apidae ;
• Contrôle périodique de la volumétrie et de la qualité des données ;
• Mise à jour des workflows dépendants des propriétés synchronisées.

Une maintenance bien structurée garantit la pérennité du connecteur et la continuité de vos opérations.

L’intégration entre HubSpot et Apidae permet de libérer tout le potentiel de la donnée touristique : plus de centralisation, plus d’automatisation, plus de valeur pour les équipes comme pour les visiteurs.

Si vous souhaitez connecter votre CRM HubSpot à Apidae, nos équipes de chefs de projet et de développeurs peuvent vous accompagner pour vous garantir un connecteur performant et sécurisé. Contactez-nous !

Crédit photo : Supatman