Connecter HubSpot et Evoliz pour automatiser votre gestion commerciale et financière

La plupart des entreprises utilisent aujourd’hui plusieurs outils pour gérer leur activité. D’un côté, HubSpot centralise les opportunités commerciales, les devis et la relation client. De l’autre, Evoliz prend en charge la facturation, le suivi des règlements et la gestion comptable. Si ces deux plateformes répondent parfaitement à leurs usages respectifs, elles fonctionnent souvent en silo.

Cette absence de communication génère rapidement des tâches manuelles : ressaisie d’informations, risque d’erreurs, manque de visibilité sur les paiements ou encore difficulté à suivre la santé financière d’un client directement depuis le CRM.

Connecter HubSpot et Evoliz permet justement de supprimer ces ruptures de processus. Grâce à une interface API sur mesure, les données circulent automatiquement entre les deux outils. Les équipes gagnent du temps, les informations restent cohérentes et le pilotage commercial devient plus efficace.

Dans cet article, nous revenons sur les principaux cas d’usage observés chez nos clients, ainsi que sur les étapes clés permettant de mettre en place une intégration fiable entre HubSpot et Evoliz.

Pourquoi connecter HubSpot et Evoliz ?

Lorsqu’une opportunité commerciale est gagnée dans HubSpot, le travail est rarement terminé. Il faut encore produire les documents administratifs, générer les factures, suivre les paiements et s’assurer que les informations remontent correctement aux équipes concernées.

Dans de nombreuses organisations, ces opérations reposent encore sur des exports Excel ou des saisies manuelles. Une situation qui devient rapidement difficile à maintenir dès que le volume d’affaires augmente.

L’intégration entre HubSpot et Evoliz permet de créer une continuité naturelle entre le cycle commercial et le cycle de facturation.
Les commerciaux continuent de travailler dans HubSpot tandis que les équipes administratives et financières utilisent Evoliz. Chacun conserve son environnement de travail habituel, mais les données restent synchronisées.

Cette approche permet non seulement de gagner du temps, mais également d’améliorer la qualité globale des informations disponibles dans le système d’information.

Les 5 principaux cas d’usages identifiés chez nos clients

Le décloisonnement entre l’outil de vente (HubSpot) et l’outil de facturation (Evoliz) permet de fluidifier la collaboration des équipes, d’éviter les erreurs et d’avoir une véritable visibilité sur les comptes clients. Découvrons ensemble comment le connecteur entre les deux outils est utilisé chez nos clients :

Éviter les doubles saisies

Lorsqu’un commercial clôture une opportunité dans HubSpot, il a déjà renseigné l’ensemble des informations utiles :

• nom du client,
• société,
• montant,
• produits vendus,
• conditions commerciales,
• coordonnées de facturation.

Sans intégration, ces données doivent être reprises manuellement dans Evoliz. Outre le temps perdu, cette étape introduit un risque d’erreur qui peut avoir des conséquences importantes sur la facturation ou le suivi comptable.

Grâce à une synchronisation automatisée, les informations sont transmises directement depuis HubSpot vers Evoliz dès que certaines conditions sont réunies.

Générer automatiquement les documents de gestion

Une fois les données reçues dans Evoliz, plusieurs actions peuvent être automatisées.

Selon les besoins de l’entreprise, l’intégration peut permettre :

• la création du client dans Evoliz s’il n’existe pas encore,
• la création d’une facture ou d’un devis,
• la création des lignes associées aux produits vendus,
• la génération des écritures comptables nécessaires au suivi financier.

L’ensemble du processus devient ainsi beaucoup plus fluide et sécurisé.

Faire remonter les informations financières dans HubSpot

Si la synchronisation des ventes vers Evoliz constitue souvent le premier objectif, la remontée des données financières vers HubSpot représente un second enjeu tout aussi stratégique. Les équipes commerciales ont besoin de connaître la situation réelle de leurs clients pour piloter efficacement la relation commerciale. Ces donnes sont disponibles dans Evoliz et peuvent être rapatriées dans HubSpot, via API.

Donner plus de visibilité aux équipes commerciales

Dans de nombreuses entreprises, les informations de paiement restent confinées dans le logiciel de gestion.
Le commercial doit alors solliciter le service administratif ou comptable pour savoir si une facture a été réglée, si un retard de paiement existe ou si un compte présente un risque particulier.

Cette situation ralentit les échanges et complique la prise de décision.

Avec une synchronisation entre Evoliz et HubSpot, ces informations deviennent directement accessibles depuis la fiche entreprise ou la fiche client dans le CRM.
Le commercial dispose ainsi d’une vision beaucoup plus complète de son portefeuille.

Suivre les créances et les retards de paiement

L’intégration peut également remonter des indicateurs financiers particulièrement utiles. Par exemple :

• le statut de paiement des factures,
• le montant des créances en cours,
• les échéances à venir,
• les retards de règlement,
• le niveau d’encours client.

Ces informations permettent d’améliorer le pilotage commercial et d’anticiper certaines situations sensibles. Un chargé de compte peut ainsi identifier rapidement qu’un client présente plusieurs factures impayées avant de lui proposer une nouvelle prestation ou un nouveau contrat.

Créer des automatisations en HubSpot et Evoliz grâce aux données financières

L’un des principaux intérêts de faire remonter les données Evoliz dans HubSpot réside dans les possibilités offertes par les workflows. Une fois les informations disponibles dans le CRM, elles peuvent alimenter des scénarios automatisés particulièrement utiles.

Améliorer le suivi client

Les statuts de paiement peuvent déclencher différentes actions dans HubSpot. Par exemple, lorsqu’une facture est réglée, un workflow peut automatiquement envoyer un email de remerciement ou déclencher une enquête de satisfaction.

À l’inverse, lorsqu’un retard de paiement est détecté, une notification peut être envoyée au responsable de compte afin qu’il adapte son discours lors des prochains échanges.
L’objectif n’est pas de remplacer les équipes mais de leur fournir le bon niveau d’information au bon moment.

Prioriser les actions commerciales

Les données financières peuvent également enrichir les stratégies de segmentation. Un client fidèle qui règle systématiquement ses factures dans les délais ne sera pas traité de la même manière qu’un compte présentant un historique d’impayés. Cette connaissance permet d’affiner les campagnes marketing, les actions de fidélisation et les stratégies de développement commercial.

Comment mettre en place une interface entre HubSpot et Evoliz ?

Contrairement à d’autres applications du marché, Evoliz ne dispose pas aujourd’hui d’un connecteur natif disponible dans la marketplace HubSpot. La mise en place d’une intégration nécessite donc une approche spécifique reposant sur les API des deux plateformes.

Commencer par un atelier de cadrage et de mapping

Avant même d’écrire la moindre ligne de code, il est essentiel de comprendre les processus métiers de l’entreprise.

Cette phase de cadrage permet d’identifier précisément :

• quelles données doivent être synchronisées,
• dans quel sens elles doivent circuler,
• quels événements doivent déclencher les échanges,
• quelles règles de gestion doivent être appliquées.

Ce travail de mapping constitue la base du projet. C’est lui qui garantit la cohérence des échanges futurs.

Construire les flux d’échange entre les deux plateformes

Une fois le mapping validé, l’intégration peut être développée. Chez Adimeo, nous nous appuyons sur un connecteur socle propriétaire accrédité par HubSpot permettant d’accélérer considérablement la mise en œuvre de ce type d’interfaces.

Ce socle facilite la gestion :

• des authentifications API,
• des synchronisations de données,
• des traitements de mise à jour,
• des mécanismes de contrôle et d’alerte.

L’objectif n’est pas simplement de faire communiquer deux outils, mais de construire une intégration robuste capable d’évoluer dans le temps.

Sécuriser et faire évoluer l’intégration dans la durée

Une interface entre HubSpot et Evoliz n’est pas un projet figé.

Les processus métiers évoluent, les besoins des équipes changent et de nouvelles automatisations apparaissent régulièrement. C’est pourquoi il est important de concevoir l’intégration comme une composante durable du système d’information.

Les entreprises commencent souvent par synchroniser les transactions et les factures. Puis viennent progressivement d’autres besoins : remontée d’indicateurs financiers complémentaires, automatisations marketing avancées, gestion multi sociétés ou encore tableaux de bord consolidés.

Une architecture bien conçue permet d’accompagner ces évolutions sans remettre en question l’existant.

Ce qu’il faut retenir, connecter HubSpot et Evoliz permet de supprimer les ruptures entre les équipes commerciales, administratives et financières. Les données circulent automatiquement entre les deux plateformes, les doubles saisies disparaissent et chacun dispose d’une vision plus fiable de l’activité.

Au-delà du simple gain de temps, cette intégration apporte une meilleure maîtrise du cycle de vente, de la facturation et du suivi des paiements. Les équipes commerciales accèdent directement aux informations financières dont elles ont besoin tandis que les processus administratifs gagnent en fluidité.

Grâce à notre connecteur socle propriétaire accrédité par HubSpot et à notre expérience des projets d’intégration CRM, nous accompagnons nos clients dans la mise en place d’interfaces HubSpot / Evoliz robustes, évolutives et adaptées à leurs processus métier.

Crédit photo : AndreyPopov