Pourquoi vos projets digitaux prennent du retard (et comment l’éviter) ?

Un projet digital repose sur un équilibre fragile entre organisation, communication et priorisation. Un cahier des charges flou ou incomplet, un dialogue insuffisant entre le métier et les développeurs, ou encore des arbitrages mal définis... autant de raisons qui, mises bout à bout, peuvent ralentir, voire bloquer un projet.

Néanmoins, ces retards ne sont pas une fatalité. Ils peuvent souvent être réduits, voire évités. En identifiant les risques dès le démarrage du projet (ou durant les différentes étapes d’un projet) et en appliquant des méthodes adaptées, il est possible de sécuriser l’avancement du projet et de le livrer dans les délais. C’est ce que nous allons explorer ensemble à travers les principales causes de retard et les bonnes pratiques pour les éviter.

Pourquoi l’expression des besoins est une étape essentielle ?

Pour qu’un projet se déroule sereinement, il doit partir sur de bonnes bases. Exprimer son besoin en détail, se concentrer sur la problématique, se poser les bonnes questions et y répondre à toutes... Telle est la démarche que vous devez adopter pour éviter tout retour en arrière par la suite.

En effet, le moindre flou au départ d’un projet peut créer le chaos à l’arrivée et entrainer un retard important.

Exprimer clairement son besoin pour poser des bases solides

À la genèse du projet digital, il est essentiel d’exprimer clairement ses besoins. C’est sur cette base que le cadrage initial sera réalisé. Or, cette phase est fondamentale pour le projet, conditionnant largement sa réussite.

De fait, la phase de cadrage permet de clarifier la problématique à résoudre, de définir les enjeux et les objectifs et d’identifier les risques. En découle une vision partagée qui va permettre d’éviter les malentendus et qui servira de boussole tout au long du projet.

C’est important de garder cela en tête lors de la rédaction du cahier des charges. L’un des biais est de s’éloigner de la problématique, pour décrire une solution technique. Or, si vous pouvez évoquer une ou plusieurs solutions, il est essentiel de prendre le temps de détailler votre besoin et vos exigences. Laissez-vous l’opportunité de faire votre choix final ultérieurement. N’oubliez pas non plus de lister les contraintes du projet, techniques ou autres.

Se poser les bonnes questions en phase de cadrage

Comme nous l’avons dit précédemment, la phase de cadrage est clé dans votre projet. À l’issue de celle-ci, il ne doit plus y avoir de zone de flou ou de questions sans réponses.

Pour cela, prenez le temps de balayer et d’analyser tous les critères de votre besoin. Étudiez toutes les options qui répondent à chacun des points, en tenant compte des contraintes du projet.

Vous pourrez alors choisir la solution technique ou fonctionnelle tout en étant assuré que l’ensemble de vos besoins sont couverts. Vous évitez ainsi les mauvaises surprises et les risques de retour en arrière dans les étapes suivantes.

Posez-vous les questions suivantes : En quoi je suis sûr que ce choix répond à mon besoin ? Traite-t-il tous les cas d’usage identifiés ? Respecte-t-il toutes les contraintes techniques et fonctionnelles ?
Si vous avez du mal à répondre à la première question, ou si la réponse est non au deux autres, revenez en arrière et prenez le temps de solutionner chacun des points.

Une fois le choix confirmé, faites-le valider par l’ensemble des parties prenantes, pour que tout le monde soit aligné. Cette fois, vous êtes prêts à passer à la suite du projet.

L’importance d’une bonne communication entre le métier et la technique

La communication entre les différentes parties-prenantes est au cœur de la réussite d’un projet. S’assurer de la bonne compréhension de tous est essentiel et nécessite une attention constante.

L’importance de se comprendre

Ce qui est évident pour les uns ne l’est pas forcément pour les autres. Une communication floue et l’utilisation d’un vocabulaire différent peut engendrer des incompréhensions et par extension, des retards dans votre projet digital.

Les incompréhensions peuvent survenir aussi bien entre avec un prestataire qu’entre le métier et les développeurs. Un langage technique d’un côté, marketing de l’autre et un manque de vulgarisation peuvent entraîner une incompréhension et créer des tensions.

Au niveau du projet, cela peut se traduire par une attente implicite non-exprimée et donc non implémentée, ou par l’implémentation d’un besoin par les développeurs, qui ne correspond pas à ce que souhaitait réellement le métier. Et très souvent, ce n’est découvert que tardivement, en phase de recette.

En découle à minima des ajustements, souvent un développement complémentaire, au pire un besoin indispensable non-couvert. Tout ceci va créer de la frustration, y compris pour l’utilisateur final qui sera face à des fonctionnalités mal-pensées ou inutiles. Dans tous les cas, cela entraîne un retard planning et potentiellement un dépassement budgétaire.

L’incompréhension peut porter sur la complexité des développements à réaliser. Ainsi, ce qui peut sembler « simple » pour le métier peut s’avérer en réalité complexe à coder. Peuvent alors s’en suivre des délais irréalistes imposés, avec en plus du retard planning un risque de dégradation de la qualité des livrables.

Travailler avec méthode et en co-conception

Pour éviter de se retrouver dans cette situation, il faut, dès la phase de cadrage, travailler en co-conception (parfois vous trouverez également le terme de co-construction) pour faire émerger les éventuels malentendus entre les différentes parties-prenantes.

Voici quelques méthodes qui peuvent aider à lever les doutes et les éventuels « loups » durant les ateliers de co-conception :

• L’utilisation de supports visuels pour confronter les représentations mentales ;
• La production des parcours utilisateurs pour simuler concrètement les situations ;
• La reformulation pour s’assurer de la bonne compréhension de tous (« Si j’ai bien compris... »)

Durant ces ateliers, le chef de projet a un rôle clé, celui de « traducteur » pour que chaque partie s’entende et se comprenne. Il devra aussi veiller à mettre tout le monde à l’aise et en confiance, pour que chacun se sente libre de poser des questions ou de faire part de son incompréhension.

En complément, ajouter un lexique dans les spécifications fonctionnelles, pour les termes techniques aidera à la compréhension de tous.

La rédaction des spécifications fonctionnelles : une étape qui requiert toutes les attentions

Tout comme l’expression des besoins, la phase de rédaction des spécifications fonctionnelles est une phase délicate, qui requiert une attention particulière. Il s’agit cette fois de fournir un document précis et exhaustif aux équipes.

Soyez clair et ne laissez pas la place au doute

À la différence du cahier des charges qui définit le cadre global du projet et ses objectifs, les spécifications fonctionnelles décrivent de façon détaillée les fonctionnalités attendues pour atteindre ces objectifs. Elles traduisent le « comment ça doit marcher » coté utilisateur.

Les spécifications fonctionnelles doivent donc décrire précisément ce que le produit doit faire, pour que les équipes puissent travailler efficacement en phase de développement. Elles seront la feuille de route des équipes, leur document de référence.

Par conséquent, des spécifications fonctionnelles vagues, contradictoires ou incomplètes seront sujettes à interprétation et augmentent les risques de retard. Elles risquent de générer des incompréhensions, un nombre important d’aller-retours entre les équipes et une mauvaise priorisation des tâches.

Autant de raisons qui pourraient obliger les équipes à revenir en arrière et entraîner des retards successifs.

Autre impact potentiel : des spécifications fonctionnelles vagues ou incomplètes peuvent entrainer une planification trompeuse. Ce qui est identifié est évalué et si une partie est manquante, la tâche sera forcément mal évaluée.

Comment rédiger des spécifications fonctionnelles précises et complètes ?

Pour rester concentré sur le besoin, utilisez des user stories (ou récit utilisateur en français).

Ils permettent de décrire de façon simple, concise et compréhensible un besoin ou une fonctionnalité, du point de vue de l’utilisateur. Ainsi, vous mettez en avant la valeur attendue par l’utilisateur, plutôt que les détails techniques. Ce format permettra également d’aligner les équipes de développement et le métier.
(Pour en savoir plus sur les user stories, poursuivez votre lecture avec notre article « eXtreme Quotation : estimer la complexité d’un projet en 2 heures »).

Pour les fonctionnalités ou les exigences qui pourraient porter à confusion, ajouter des exemples pour éviter toute interprétation. Des prototypes peuvent aider à clarifier les comportements attendus.

Enfin, prenez le temps de réviser les spécifications fonctionnelles avec toutes les parties prenantes : les développeurs, le métier, l’équipe UX/UI Design.

Ayez les bons réflexes lors de la planification

La planification joue un rôle essentiel dans le bon déroulement de votre projet. Elle doit prendre en compte tous les paramètres du projet digital. Certaines bonnes pratiques peuvent vous éviter un décalage planning.

Priorisez les tâches

Pour planifier vos tâches correctement, il est important de définir le niveau de priorité de chacune. Les tâches « critiques » doivent être identifiées et terminées en priorité pour respecter les délais.

Prévoyez une marge de manœuvre

Un projet ne se déroule jamais sans anicroche. Dans la mesure du possible, prévoyez des marges de manœuvre dans votre planning pour pallier les imprévus qui pourraient survenir.

Anticipez

Lors de la phase de cadrage, vérifiez les disponibilités des parties-prenantes. Intégrez dans votre planning les périodes de congés, ou les périodes de forte activité durant lesquelles vos interlocuteurs ne seront pas disponibles.

D’une manière générale, essayez de prévoir au maximum des plans B.

Dimensionnez correctement votre équipe

Assurez-vous que votre équipe est suffisamment dimensionnée et qu’elle a toutes les compétences nécessaires pour mener à bien votre projet.

Si vous identifiez certaines faiblesses, faites en sorte que les membres de l’équipe puissent s’épauler, pour éviter que la personne ne soit bloquée et que le planning ne glisse.

Sachez faire face aux imprévus

Sur un projet digital, un imprévu peut survenir à tout moment. Le plus important est de savoir les gérer et de se ré-organiser rapidement. En cas d’absence inopinée d’un membre de l’équipe, faites en sorte qu’une autre ressource prenne en charge ses tâches, en tenant compte des priorités.

Prévoyez également la possibilité de renforcer l’équipe avec des ressources complémentaires, dès que vous constatez les premiers « glissements » planning.

Vous pouvez aussi rencontrer un imprévu technique difficile à résoudre (bug, problème d’intégration avec un outil tiers, etc.). Dans ce cas, identifiez les impacts, revoyez vos priorités et envisagez une solution temporaire si nécessaire.

En cas de retard de livraison de contenus, évaluer la possibilité d’intégrer une V1, le temps de finaliser la rédaction.

Soyez à l’écoute des signaux faibles

Un retard sur un projet n’arrive jamais d’un coup. Il est toujours précédé de signaux faibles qu’il faut savoir identifier.

Identifier et suivre les risques

Dès le début de votre projet, identifiez les risques susceptibles de perturber son déroulement. Il peut s’agir de risques techniques, organisationnels, ou encore de risques liés à des conformités réglementaires, à la connexion à des outils tiers, etc.).

Quelques signes qui doivent vous alerter

Soyez attentifs tout au long de votre projet. Certains signaux peuvent être des indices annonçant des problèmes qui pourraient, à terme, provoquer des ralentissements et des retards.

Voici quelques signaux qui doivent attirer votre attention :

• Les membres de votre équipe ne savent plus qui fait quoi et les priorités sont floues. Clarifier au plus vite les priorités et les responsabilités pour que votre projet ne perde pas en efficacité.
• Des réunions systématiquement repoussées ou annulées peuvent révéler un manque de motivation ou une façon inconsciente de repousser les problèmes.
• En réunion, des silences peuvent signifier des tensions dans l’équipe, ou une personne en difficulté face à un problème.
  Il est important d’encourager les équipes à remonter leurs blocages pour éviter de perdre du temps dans un développement ou dans le traitement d’un ticket. À la fin de chaque jalon, organisez des rétrospectives, entretenez la culture du feedback et placez-vous dans une démarche d’amélioration continue. D’une manière générale, mettez en confiance vos équipes pour favoriser le dialogue et la transparence.
• En phase de recette, une accumulation des tickets sans qu’ils ne soient corrigés peut être le signe d’une équipe sous-dimensionnée, en difficulté sur un développement, ou des sprints trop ambitieux.
• Une certaine normalisation des retards. Même si ces retards sont minimes, s’ils deviennent « la norme » et que l’équipe s’y habitue, c’est un signal fort de dérive. Leur répétition doit vous alerter car ils révèlent des dysfonctionnements sous-jacents.
  Si ces retards touchent des tâches prioritaires et essentielles, le risque de décalage planning devient majeur et peut avoir un impact sur l’ensemble du projet.
• Un retard sur un jalon, non-rattrapé sur le jalon suivant, des échéances sans cesse repoussées sont autant de signes que les causes du retard ne sont pas traitées en profondeur.

Comme vous l’aurez compris, les causes d’un retard projet digital peuvent être multiples et trouver leurs sources dès la genèse du projet. Les trois principales grandes causes étant une expression des besoins floues, une communication défaillante et des signaux ignorés.

Le respect des délais ne dépend donc pas seulement de la technique, loin de là. Il dépend avant tout de la clarté, de la collaboration des équipes et d’une vigilance continue dès le début du projet.

Chez Adimeo, nous portons une attention particulière sur l’accompagnement nos clients lors des phases de cadrage. Si besoin, nos équipes d’experts peuvent intervenir pour animer les ateliers et aider à fluidifier la communication entre les différentes partie-prenantes.

En interne, nous avons aussi une forte culture du feedback et nous veillons à être dans une démarche d’amélioration continue. Des rétros sont organisées régulièrement, tout au long de nos projets, pour que les membres de l’équipe puissent exprimer leur ressenti. Ces instances permettent de mettre en lumière les difficultés (relationnelles, techniques, etc.) et de réagir rapidement pour éviter que cela n’ait un impact sur le projet.

Anticiper, clarifier et communiquer : voilà les maîtres-mots pour éviter que le temps ne devienne l’ennemi de votre prochain projet.

Crédit photo : jacoblund