14 conseils pour réussir sa relation avec une agence digitale !

Choisir la bonne agence digitale est une démarche complexe qui demande du temps et de la réflexion. Si vous en êtes à cette étape et que vous ne savez pas où donner de la tête, nous vous conseillons de lire notre article à ce sujet : « Comment choisir son agence digitale ? ».

Si au contraire vous avez déjà choisi le prestataire avec lequel vous allez travailler, ne pensez pas que votre mission est terminée et que vous allez enfin pouvoir tout déléguer, sans vous préoccuper de rien ! Au contraire, c'est là que le vrai travail commence.

Pour réussir votre relation avec votre agence digitale, vous allez devoir mettre en place des principes et des pratiques que nous vous proposons d'explorer en 14 points dans cet article.

Posez les conditions dès le début

La réussite d'une relation avec une agence digitale commence dès l'appel d'offres. Dans votre document, pensez à détailler les éléments importants de la collaboration :

• Délais de rendu des livrables,
• Engagements,
• Responsabilités,
• Équipes,
• Attentes respectives,
• Etc.

De plus, établissez un cahier des charges précis qui ne laisse aucune ambiguïté. Vous partirez ainsi sur des bases saines.

Parlez argent sans rougir

N'ayez pas peur d'aborder franchement la question du budget. Chaque phase de la collaboration doit être chiffrée et le devis bien détaillé afin de ne laisser aucun doute sur les limites de la prestation.

Renseignez-vous en amont sur les surcoûts et sur les conditions dans lesquelles ils pourraient s'ajouter à la facture finale. Soyez également au clair sur les échéances de paiement : sont-elles mensuelles ou suivent-elles les grandes étapes de votre projet Web ?

Passez un contrat aux conditions réalistes avec votre agence digitale

Au moment de la contractualisation, ne cherchez pas à insérer des conditions intenables dans le SLA (Service Level Agreement). Ou vous serez forcément déçu… Par exemple, prenez le temps de discuter avec le chef de projet de votre agence digitale pour fixer un temps de travail réaliste pour chaque mission.

Gérez la phase de lancement comme un chef

Organisez un lancement formalisé en insistant aussi bien sur l'engagement de votre agence que sur celui de vos équipes en interne. Pour les aider, mettez en place un planning détaillé et un RACI qui officialisera le rôle et le niveau de responsabilité de chacun.

Ce travail préliminaire est un gage d'avancement de votre projet et un moyen efficace de gagner du temps. Les missions de chaque intervenant étant bien définies, chacun pourra s'adresser à la bonne personne en cas de besoin.

Fixez des objectifs SMART

Pour mesurer les résultats de votre agence digitale, pensez à fixer des objectifs SMART, c'est-à-dire :

• Spécifiques,
• Mesurables,
• Atteignables,
• Réalistes,
• Temporels.

C'est le seul moyen pour évaluer l'avancement réel du projet et le respect des conditions fixées dans le contrat.

Soyez réactif face aux demandes de votre agence digitale

Votre agence digitale va régulièrement avoir besoin de vous pour récupérer des documents, répondre à des questions sur votre entreprise, valider une interface, etc. Si vous voulez que les choses avancent à un bon rythme, vous devez vous montrer disponible. Répondez rapidement, ou du moins de sorte que le planning soit respecté.

Intégrez les phases de pilotage et d'échange dans le planning

Confier la responsabilité d'un projet Web à une agence digitale implique un travail de pilotage, d'accompagnement et de validation de votre part. Pensez à inclure ces tâches dans votre planning et celui de vos équipes internes. Sinon, vous risquez de faire des heures supplémentaires tous les jours et vous serez plus que frustré. Autre risque : vous accomplirez cette mission dans l'urgence et vous prendrez éventuellement de mauvaises décisions.

Prévoyez un budget pour les évolutions éventuelles

Votre projet Web va certainement vous emmener plus loin que ce que vous aviez prévu au départ. Les besoins vont probablement changer au fur et à mesure de son avancement. Les utilisateurs feront des retours qui nécessiteront des modifications. De nouvelles fonctionnalités devront être mises en place. Pour avoir la capacité de répondre à toutes ces éventualités, prévoyez un budget spécifique dès le début de l'aventure.

Considérez votre agence digitale comme un partenaire

Votre agence va peut-être vous accompagner pendant des années. Considérez-la comme un partenaire de votre réussite et non pas comme un prestataire auquel vous confiez des missions éparses. En vous positionnant ainsi, vous aurez plus de chance de nouer un lien solide qui apportera beaucoup à votre entreprise : confiance, opportunités technologiques et commerciales, communication et travail plus efficaces , etc.
Attention, votre agence n'est pas votre meilleure amie pour autant ! Entretenir un rapport de confiance ne veut pas dire négliger les contrôles nécessaires.

Pensez co-création

Dans le même sens que l'idée précédente, ne voyez pas votre agence digitale comme un prestataire de service, mais comme une équipe de nouveaux collaborateurs qui vient créer votre projet Web à vos côtés. Avoir recours à une agence, c'est avant tout mettre ses compétences et ses idées au service de votre réussite. Alors, passez du temps ensemble à discuter, brainstormer, workshoper, prototyper, améliorer, etc. C'est comme cela que les idées de génie viendront frapper à votre porte.

Faites confiance à votre agence : elle connaît son travail

Même si vous devez garder le contrôle de la mission, ne cherchez pas à maîtriser chacun de ses aspects. Si vous travaillez avec une agence digitale, c'est bien pour bénéficier de son expertise, alors laissez-lui l'occasion de vous montrer ce qu'elle sait faire.
Par exemple, donnez-lui la main sur les choix technologiques ou UX : ses équipes connaissent ces problématiques sur le bout des doigts grâce à une longue expérience. Leurs conseils sont certainement de meilleures qualités que ceux de vos collaborateurs (no offense).

Maîtrisez les sujets digitaux qui concernent votre entreprise

Ne confiez pas le pilotage de la collaboration avec votre agence à une personne non qualifiée comme le stagiaire qui est là pour trois mois par exemple. Cette mission importante doit être prise en charge par un collaborateur qui connaît à la fois les enjeux de la gestion de projets et ceux de l'univers digital dans lequel évolue votre activité.

Impliquez les décisionnaires

Les parties décisionnaires doivent participer au projet au maximum de leur possibilité. Cela permet d'éviter les pertes de temps dues aux retours en arrière, aux changements de dernière minute, aux validations qui durent bien plus qu'elles ne devraient.

Mettez la communication au centre de vos préoccupations

Enfin, comme dans toute relation, la réussite passe par la communication. Ne négligez jamais cet aspect : évitez les non-dits qui ne mènent qu'à la frustration et à l'incompréhension.
Au contraire, créez de nombreuses situations de communication formelle comme les réunions, mais aussi informelle comme les dîners ou tout autre évènement de ce type. Lors de ces rencontres, les langues se délient plus facilement et les idées innovantes fusent.

Avec ces 14 conseils, vous voilà paré pour affronter sereinement votre relation avec votre agence digitale. Mettez-les en place de préférence avant le début de votre collaboration et formez vos collaborateurs dans les domaines de la gestion de projet, de la communication et du digital si nécessaire. Vous aurez alors tout pour réussir la construction et le lancement de votre projet Web.

Crédit photo : bernardbodo